Sie zählen zu den sogenannten Digital Natives, sind also mit Computer, Smartphone und Internet aufgewachsen: Jugendliche und junge Erwachsene, die nun eine Ausbildung oder ihren ersten Job beginnen. Doch obwohl die digitale Welt für sie selbstverständlich zum Leben dazugehört und sie sich mit Instagram, TikTok und Co. auskennen gibt es auch Wissenslücken – gerade bei gängigen Office-Programmen und anderen IT-Basics. SpardaSurfSafe, eine Initiative der Stiftung Bildung und Soziales der Sparda-Bank Baden-Württemberg, zeigt, welche Grundkenntnisse für das Leben nach der Schule hilfreich sind.

Wenn die Sommerferien vorbei sind, werden tausende junge Leute ins Berufsleben starten. Egal, ob Ausbildung, Studium oder erster Job – es gibt PC-Grundkenntnisse, die Unternehmen und Ausbilder von ihnen erwarten. Die Anforderungen an die Berufseinsteiger sind in den vergangenen Jahren gestiegen, insbesondere im Umgang mit dem PC. Digital Natives sind mit der digitalen Welt aufgewachsen und das Internet stellt für viele von ihnen nur eine Erweiterung der analogen Realität dar. Doch die Programme, mit denen sie regelmäßig zu tun haben, wie Instagram, TikTok und Co., sind nicht unbedingt die, auf die im Job Wert gelegt wird und die im Arbeitsalltag zum Einsatz kommen.

Das bestätigt auch Götz Schartner, vom Verein Sicherheit im Internet e. V., einem der Mitveranstalter von SpardaSurfSafe: „Nur die wenigsten Jugendlichen nutzen im Alltag einen klassischen PC, mit Monitor, Tastatur und Maus. Und wenn doch, dann am liebsten zum Zocken, auch wenn die vergangenen Monate mit viel Homeschooling daran vielleicht etwas geändert haben könnten. Die meisten anderen Tätigkeiten spielen sich auf dem Smartphone oder dem Tablet ab. Trotzdem ist der klassische Computer in vielen Jobs das zentrale Arbeitsgerät und man sollte sich zumindest mit den elementaren Funktionen, wie der Ordnerstruktur, dem Speichern von Dateien oder den gängigen Desktop-Funktionen auskennen.“

Neben diesen Basics ist ein Grundwissen in Microsoft Office oft von Vorteil. „Textverarbeitung, das Formatieren von Dokumenten und die Arbeit mit Tabellen ist für viele ein Albtraum – selbst wenn man täglich damit zu tun hat“, gibt Schartner zu und rät: „Das wird aber nicht besser, wenn man sich erst mit den Funktionen beschäftigt, wenn man sie gerade braucht. Hinzu kommt: Zu Beginn einer Ausbildung oder eines neuen Jobs gibt es so viel, was man lernen und sich merken muss. In dieser Situation wird der Stress nur noch zusätzlich gesteigert, wenn man sich die Office-Basics erst ergoogeln muss.“

Er rät daher, sich bereits vorab mit Programmen wie Word, Excel und PowerPoint vertraut zu machen, z. B. bei der Bearbeitung von Schulprojekten. Um das zu erleichtern, hat SpardaSurfSafe hier eine kleine Übersicht über die Funktionen erstellt, die am häufigsten zum Einsatz kommen.

  • Microsoft Word

Das Programm zur Textverarbeitung dürfte den meisten bekannt sein. Prominente Einstellungen, wie Schriftart, -größe und -formatierung, sind schnell gefunden. Weniger bekannt sind Funktionen, wie die Formatvorlagen, durch die bspw. alle Überschriften gleich aussehen, oder die Funktion „Änderungen nachverfolgen“, die sichtbar macht, wer welche Änderungen am Dokument vorgenommen hat (was z. B. bei Gruppenarbeiten hilfreich ist). Letztere findet man unter „Überprüfen“. Dort ist übrigens auch die Kommentarfunktion versteckt.

  • Microsoft Excel

Excel ist ein Tabellenprogramm mit dem sich Listen führen und Kalkulationen machen lassen. Dafür gibt es Funktionen wie „Autosumme“ oder das automatische Ergänzen. Gut zu wissen ist auch, dass sich innerhalb einer Datei mehrere Tabellenblätter anlegen lassen. Das ist u. a. bei monatlich durchzuführenden Kalkulationen und Übersichten praktisch. Auch die Dublettenerkennung ist sehr hilfreich, wenn man mit Adressdatenbanken arbeitet. Profis können mit Excel komplizierte Datenbanken und Formeln erstellen sowie Berechnungen durchführen. Der japanische Künstler Tatsuo Horiuchi nutzt das Programm sogar, um seine Bilder zu „malen“.

  • Microsoft PowerPoint

In PowerPoint lassen sich Präsentationen erstellen, beispielsweise für Referate. Wichtig hier ist der Folienmaster im Menü „Ansicht“. Dort lassen sich Hintergründe und Textfelder hinterlegen, die dann als Vorlage dienen. So spart man sich, diese immer wieder einzufügen. Ebenfalls praktisch ist die Funktion „Gruppieren“, mit der sich Elemente zusammenfassen lassen. So kann man diese gemeinsam verschieben oder die Größe ändern. Dafür müssen alle Elemente, die man gruppieren möchte, markiert und dann über die rechte Maustaste zu einem Element zusammengefasst werden.

Natürlich gibt es auch Alternativen zu Microsoft Office. Man kann beispielsweise auf Open Office ausweichen, das kostenlos verfügbar ist. Auch Google Docs, Tabellen und Präsentationen, die mit jedem Google-Konto ganz einfach im Browser nutzbar sind, sind eine Option. Hier ist allerdings zu beachten: Die Dokumente liegen in der Cloud und mehrere Nutzer können parallel am selben Dokument arbeiten. Das kann verwirrend und unübersichtlich sein, daher sollte man sich dabei gut absprechen.

Als Fazit lässt sich festhalten, dass es für Auszubildende, Studenten und Berufseinsteiger wichtig ist, sich Grundkenntnisse der Arbeit am PC zu verschaffen. Die meisten Textverarbeitungs-, Präsentations- und Tabellenprogramme sind sich ähnlich, daher ist es eigentlich egal, mit welchem man sich zuerst beschäftigt. Viel wichtiger ist, dass dies überhaupt geschieht, denn dann fällt die Einarbeitung in andere Programme deutlich leichter – und damit der Einstieg in den Job oder die Ausbildung. Weitere Informationen zum Thema gibt es auch unter www.spardasurfsafe-bw.de.

Über SpardaSurfSafe – eine Initiative der Stiftung Bildung und Soziales der Sparda-Bank Baden-Württemberg 

Veranstalter und Träger von SpardaSurfSafe ist die Stiftung Bildung und Soziales der Sparda-Bank Baden-Württemberg, die gemeinsam mit dem Kultusministerium Baden-Württemberg, dem Verein Sicherheit im Internet e. V. und dem Landesmedienzentrum Baden-Württemberg das Großprojekt im achten Jahr durchführt. In Kooperation mit den IT-Sicherheitsexperten der 8com GmbH & Co. KG wurde ein Konzept entwickelt, das die Schüler im Rahmen des Unterrichts im Umgang mit den Neuen Medien aufklärt. „Wir haben das Konzept in den vergangenen Jahren erfolgreich in 32 verschiedenen Städten in Baden-Württemberg mit rund 420.000 Teilnehmern durchgeführt. Dafür bekommen wir durchweg positives Feedback von den Teilnehmern, ob Schüler, Eltern oder Lehrer“, erklärt Patrick Löffler vom Verein Sicherheit im Internet e. V.